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agosto 28, 2015

¿Qué es la estructura de desglose de objetivos (goal breakdown structure)?

Normalmente el Adminsitrador de Proyectos controla en el proyecto algunas estructuras de desglose: de trabajo (EBS / EDT), de recursos (RBS), de Riesgos (tambien abreviada RBS), de personas (OBS), etc.

En su libro "Improving Your Project Management Skills", Larry Richman propone una esturctura de desglose adicional: la estructura de desglose de Objetivos o Goal Breakdown Structure. (Complemento el artículo con algunas definiciones de Wikipedia

Dice Larry: "La estructura de desglose de objetivos es también una estructura lógica y jerárquica que demuestra, al aumentar los niveles de detalle, los resultados que un proyecto debe lograr". Al igual que en la WBS, el propósito de GBS es definir todos los objetivos y sólo los objetivos necesarios para alcanzar las metas de más alto nivel del proyecto.

Para crearla se siguen reglas de descomposición similares a las usadas para crear la WBS.

No debe faltar nada y no debe sobrar nada. Cada capa debe contener todos los objetivos necesarios para asegurar que el proyecto logre los objetivos de la capa superior y ninguna capa debe contener objetivos ajenos, metas no necesarias.

La primera regla asegura el éxito de la capa de arriba. La segunda regla impide que se haga trabajo extra que no agrega valor a la organización, ahorrando tiempo y dinero.

Como en todas las estructuras de desglose, la aplicación específica de la GBS puede variar de un proyecto a otro, pero la implementación clásica contiene cuatro capas o niveles:

Objetivo del proyecto o declaración de Misión

El Nivel cero define la meta del proyecto mediante una descripción clara, no técnica del resultado del trabajo deseado.

Algunas organizaciones definen en este nivel la misión o visión del proyecto. Lo importante es que todo el mundo esté de acuerdo en los resultados buscados.

Esta capa exhibe características ligeramente diferentes a los otros niveles porque sus objetivos primarios son diferentes. El objetivo de la mision o declaración de objetivos del proyecto es mantener el foco del equipo del proyecto y de las partes interesadas. Por lo tanto, esta es la única capa de la GBS en donde no se incluye todo (y que viola la regla de que no debe faltar nada).

Objetivos de negocio

El nivel uno define los objetivos del proyecto. Generalmente no más de cinco a diez atributos o características esenciales. En conjunto, estos objetivos documentan factores críticos de éxito, criterios cualitativos que describen lo que constituye el éxito del proyecto. Por ejemplo, la declaración "Minimizar el tiempo para concluír el proyecto" es un factor crítico de éxito.

Esta es una lista de los objetivos de la alta gerencia de la organización espera del proyecto. A menudo, estos objetivos están directamente vinculados al plan estratégico de la organización, e incluyen elementos tales como: Retorno de la Inversión (ROI), valor actual neto (VAN), cuota de mercado, mejora de la eficiencia, etc. Esta es la primera capa que debe satisfacer ambas reglas.

Los gerentes funcionales, usuarios y clientes definen los factores críticos de éxito y sus métricas esenciales.

Objetivos o especificaciones del Producto

El nivel dos se definen los requisitos o mediciones fundamentales del éxito del producto, servicio o resultado final. Estas son declaraciones de criterios cuantitativos, cada uno de los cuales proporciona una medida de uno o más de los factores críticos de éxito del proyecto. Por ejemplo, "Terminar el 6 de enero de 2015."

Los expertos en la materia establecen las especificaciones en la ejecución del proyecto.

Requisitos del proyecto

El tercer nivel contiene los requisitos del proyecto. Esta es una lista de las características del proyecto y de los productos necesarios para alcanzar los objetivos de negocio. Estos incluyen todas las características, funciones y características que los entregables que el proyecto debe exhibir para alcanzar los objetivos de negocio. También incluye todos los requisitos operativos del proyecto y las limitaciones necesarias por la alta dirección.

Este nivel puede contener más de una capa como se muestra a continuación:

Especificaciones de producto
Especificaciones de Componentes
Especificaciones de Sub-componentes

Bibliografia.

Richman, L. (2006). Improving Your Project Management Skills. American Management Association.

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