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agosto 07, 2015

¿Cuál es la forma adecuada de registrar el avance del proyecto?

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"3 Dashboards" by Kate07lyn - Jinfonet Software. Licensed under CC BY-SA 3.0 via Wikimedia Commons.
Desde la página de Innovative Management Solutions, traigo una propuesta de Jeff Collins que recomienda la forma adecuada de registrar el avance del proyecto.

Jeff señala que la mayoría de los Administradores de Proyecto tratan de mantener control sobre el progreso del equipo durante toda la duración del proyecto. Dado que no siempre es posible determinar exactamente cómo se está desarrollando una iniciativa, a menudo se recurre a confiar en los instintos. Los Administradores experimentados a menudo encuentran que esta resulta ser una evaluación precisa del estado actual del proyecto. Sin embargo, la primera impresión no siempre es infalible, por lo que se necesita una forma más confiable de dar seguimiento al funcionamiento del proyecto.

¿Cómo se recomienda dar seguimiento a los resultados del proyecto?

Seguimiento de métricas diversas

Se puede usar un tablero de control que considere diversas métricas. Estos funcionan como indicadores que ayudan a determinar a dónde se deben dirigir el tiempo, esfuerzo y recursos. Cuando un Administrador hace un balance de las métricas y las analiza correctamente, puede hacer ajustes críticos sobre la marcha. Tanto si se está ajustando el tiempo, las finanzas o los esfuerzos del equipo, se tendrá la capacidad de determinar cómo proceder mejor con cada proyecto individual. A veces concentrándose en la modificación del presupuesto. Otras veces, se tendrá que invertir tiempo en la gestión de riesgos. En pocas palabras, el tablero proporciona una visión general de donde se encuentran los proyectos y permiten mejorar su desempeño.

Métricas comunes a considerar en un tablero

Los Administradores de proyecto exitosos hacen uso de un grupo de métricas populares para realizar un seguimiento del desempeño del proyecto.
  • El costo real del proyecto representa información obtenida de una base de datos de las finanzas del proyecto para indicar la cantidad de dinero que se ha gastado. Esto ofrece una visión global de los costoso que ha implicado el proyecto. (En valor ganado, corresponde al Costo Real, N. del T.)
  • El Costo planeado del proyecto considera el gasto actual en comparación con el lo que la organización planeaba gastar. Es útil para determinar si el gasto esperado está superando el gasto real. (En valor ganado, corresponde al Valor Planeado, N. del T.)
  • El Desempeño real del cronograma se determina de acuerdo al avance que se ha tenido. Es un indicador de la cantidad de trabajo terminado y lo mucho que falta por hacer. Esta métrica es muy útil para anticipar futuras cargas de trabajo. (En valor ganado, corresponde al Índice de desempeño del cronograma, N. del T.)
  • El Rendimiento planeado del cronograma representa las expectativas originales del proyecto. Esta linea de tiempo es importante, ya que puede ser comparada con el rendimiento actual del mismo para determinar si un proyecto avanza de acuerdo a lo planeado o se está retrazando.
  • La métrica conocida como la "número de cuestiones importantes" es un registro de cuántos problemas ha experimentado el proyecto. Esta es una herramienta valiosa, ya que puede informar al Administrador si su proyecto se enfrenta a un número cada vez mayor de los obstáculos que podrían indicar la presencia de un problema subyacente más grande.
  • El número de riesgos abiertos muestra que existen muchos riesgos sin resolver en el proyecto. Ayuda a determinar la tendencia de los riesgos y determinar si un proyecto es viable.
  • La métrica conocida como "porcentaje del equipo que son contratistas" ofrece un desglose de la cantidad de empleados que trabajan en un proyecto y que son contratistas frente a empleados de tiempo completo de la organización. Los Administradores deben evitar traer demasiados contratistas ya que estos se van a ir del proyecto con una gran riqueza de conocimientos que la organización no podrá aprovechar en el futuro.

Conclusión

Es posible que la primera impresión del Administrador muestre una foto exacta de la situación del proyecto. Pero para convencer a los demás de que ciertas decisiones son prudentes casi siempre son necesarios datos duros. Cuando se cuenta con mediciones de un tablero del proyecto, el seguimiento del desempeño del proyecto se puede realizar con precisión.

Los puntos clave

Los Administradores de Proyecto deben estudiar sus indicadores del tablero de forma regular para mantenerse debidamente informados del estado del proyecto.

Los proyectos de cualquier tamaño pueden evaluarse con precisión con el uso de un tablero de indicadores.

Un Administrador que se mantiene al tanto de los avances de su equipo será capaz de predecir mejor los futuros acontecimientos de su proyecto.

El uso de un tablero de proyectos es una manera de asegurar de que los proyectos concluyan en la fecha prevista. No sólo dan una idea clara de cuál es la situación en cualquier tarea en particular, sino que presentan la información de forma visual que es fácil de interpretar.

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