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julio 31, 2015

En mi proyecto, ¿Como puedo hacer más con menos?

Mas menos
En el portal de Cobalt me encontré este post que me recordó una charla virtual que tuvimos Carlos J. Pampliega y otros twitteros a finales del 2014, sobre lo que esperabamos para el año nuevo.

En ese momento yo respondí que dada la situación económica de mi pais, lo mas probable es que tuvieramos que "hacer más, con menos". Así que este artículo es interesante por que esta es, en realidad, una situación permanente a la que se debe enfrentar el Administrador del Proyecto.

El autor reconoce que uno de los retos más interesantes que se pueden encontrado es tener restringido un cierto tipo de recursos. Podría ser la gente que se necesita en el equipo, el presupuesto o algún otro recurso. Y las recomendaciones son:


Establecer un plan realista

Si se quiere (o tiene que) ejecutar y completar el proyecto sin muchos recursos entonces planear va a ser aún más importante que nunca. Por ejemplo, ¿qué pasa si sólo se tiene presupuesto suficiente para contratar una parte del personal extra para un período corto de tiempo? Lo último que se quiere es conseguir trabajadores extra en en un momento en que no puedan ser plenamente aprovechados. En cambio, se deberá obtener el máximo partido de todos los recursos logrando que esten disponibles en el momento justo.

Conjuntar un equipo con multiples capacidades

Si el proyecto se está ejecutando con un equipo relativamente pequeño, entonces será una gran ayuda si todos los participantes son expertos en múltiples áreas. De esta manera, se puede acudir a cualquiera de ellos para diferentes tareas en lugar de constantemente tener que pensar en la incorporación de nuevos miembros del equipo. Por supuesto, a todo mundo se le puede capacitar en cualquier cosa que no sepa, pero esto lleva tiempo. Si se está bajo presión para trabajar con un pequeño equipo, se deberá buscar que los participantes sean capaces de ejecutar un gran número de diferentes tareas.

Y hay que recordar que puede ser una gran satisfacción conducir al equipo al éxito contra todo pronóstico y sin mucha ayuda, por lo que el Administrador de Proyecto debe ser capaz de fomentar un buen espíritu de equipo recordándo esto y permitiendo que el orgullo ayude a conseguir el éxito del proyecto.

Pensar en Enfoques Alternativos

A veces las mejores ideas llegan cuando la forma convencional de hacer las cosas no es posible. Un ejemplo de ello puede ser la administración del personal. Si el presupuesto no es lo suficientemente grande para integrar a la persona que realmente se quiere, entonces ¿por qué no tratar de contratar algún consultor externo o independiente? También se puede ahorrar una parte del presupuesto a través de reuniones virtuales en lugar de viajar a reunionnes cara a cara con los interesados. Pensar un poco en los diferentes aspectos del trabajo podría ayudar a llegar a una serie de enfoques diferentes como los mencionados. Esta da la oportunidad de aproximaciones desde puntos de vista diferentes y probar técnicas nuevas e interesantes.

Reciclar viejas ideas

Cuando se empieza un nuevo proyecto hay que considerar si existe algo que se pueda reciclar de los viejos proyectos. Tal vez una hoja de cálculo inteligente que podría ser modificada de acuerdo a las necesidades actuales sin demasiados problemas. O tal el último proyecto era bastante similar al nuevo y los documentos del proyecto pueden ser utilizados como base para los nuevos. Vale la pena revisar cualquier cosa que se haya hecho antes y que se pueda utilizar de nuevo. No hay nada de malo en pegarse a algo que ha trabajado antes si se ha pensado en ello y se decide que podría funcionar en esta ocasión.

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