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febrero 20, 2015

Administrar proyectos haciendo preguntas. ¿Es posible?

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Desde PMHut  voy a proponer un artículo de Ammar W. Mando en donde explica como es posible adminsitrar proyectos haciendo las preguntas correctas en el momento y a la persona adecuadas.

Dice Ammar que uno de los secretos de un buen Administrador de Proyectos no es su capacidad de dar respuestas, sino la capacidad de hacer las preguntas correctas. Y es que todo en el proyecto es una pregunta. ¿Va a tener éxito? ¿Cuándo va a terminar? ¿Se va a lograr la satisfacción del cliente? Durante la ejecución del proyecto todo lo que importa se debe responder. Hacer las preguntas, entenderlas, discutirlas, tener diferencias en las posibles respuestas y acordar la respuesta final es la esencia de la Administración del proyecto.

Solo que obsesionarse con las respuestas, puede hacer perder la oportunidad de hacer mejor el proyecto. Y es que las respuestas significan estabilidad y es por eso que a veces hay urgencia por obtenerlas y dar la sensación de que no hay incertidumbre. Desafortunadamente, la mayoría de las veces esa sensación de seguridad es falsa, debido a que las respuestas están influidas de ego, miedo, política o simple ignorancia.

Por ejemplo, si la pregunta es: ¿el proyecto va a terminar a tiempo? puede apresurarse la respuesta y decir "por supuesto", cerrando el tema allí. Esto sucede mucho cuando los actores clave son intolerantes a los desacuerdos. Entonces todo el equipo podría decir "sí seguro que el proyecto va a terminar a tiempo" cuando todo el mundo sabe que no va a ocurrir. Un buen Administrador de Proyecto debería alentar la formulación de esta pregunta, explorando sus raíces antes de dar una respuesta rápida. El Administrador del Proyecto debe alentar al equipo a hacer preguntas difíciles que necesitan ser contestadas y animar a todos a participar en su respuesta. Cuando las respuestas se dan demasiado pronto, hay que desafiarlos y escudriñar al equipo, para que no se dejen llevar por las respuestas fáciles.

Otro ejemplo es la pregunta acerca de ¿cómo se hacen las cosas? Las personas pueden estar tan acostumbradas a la forma de hacer el trabajo que ni siquiera se cuestionan por qué hacen las cosas de cierta manera y no de otra. A veces se necesita una nueva perspectiva (como la de un recién llegado o la de un "provocador" de problemas) para formular estas preguntas difíciles. Una vez más, sería fácil enojarse con las personas que cuestionan el statu quo. A veces las personas no son diplomáticas en la forma en que plantean estas cuestiones o problemas. El problema entonces es permitir que el ego encamine al enojo por la forma inadecuada en la que se planteó la pregunta, evitando hacer frente a la situación objetivamente. La pérdida de enfoque en temas secundarios sería una oportunidad perdida para abordar un tema, crecer y aprender. Un buen Administrador de Proyectos debería negarse a evitar la pregunta, deteniendo los intentos de los miembros del equipo para regañar a la persona "sin experiencia" por hacer tales preguntas. En cambio, el Administrador de Proyecto debe facilitar la oportunidad de analizar la pregunta y dar tiempo para la reflexión antes de dar una respuesta.

A veces las preguntas no están destinadas a ser respondidas, o el tiempo no es el adecuado para responderlas. A veces es difícil para los miembros del equipo aceptar este hecho. Hay quienes prefieren responder de inmediato para lograr estabilidad y permanecer en la zona de confort. Después de todo, las cuestiones más importantes relacionadas con el éxito del proyecto solo podrán responderse con certeza hasta el final del proyecto, y eso está bien. Los Administradores de Proyecto deben ayudar a los miembros del equipo a aceptar que no se tienen todas las respuestas y hay que gestionar la incertidumbre asociada a este hecho.

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