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junio 13, 2014

¿Como se mezclan la Administración de Proyectos Agile y el enfoque formal?


Conforme Agile ha pasado de ser un manifiesto revolucionario a ser un enfoque transversal para el desarrollo de productos y administracipin de proyectos, los equipos de proyecto han creado enfoques híbridos que se adaptan a las necesidades de los proyectos y entornos de trabajo. La pregunta de si Agile es compatible con la administración formal del proyecto se ha preguntado y se ha respondido. Y la respuesta es sí, por supuesto que es compatible.

El primer paso en la transición a un enfoque híbrido es quitar la 'A' mayúscula en Agile. Eso nos deja con "agile". Este cambio simbólico sirve para empezar a eliminar el pensamiento fundamentalista. Porque entonces podemos empezar un proceso racional y práctico adecuado para esta situación.

El enfoque adecuado no es demasiado libre ni demasiado estricto. George nos dice: "Es como afinar un instrumento de cuerda". Demasiado apretado o demasiado suelto y el resultado no será bueno, por lo que se busca un enfoque sintonizado con un rendimiento óptimo. Demasiado control y formalidad, cuesta mucho y requiere un esfuerzo innecesario. Poco control y formalidad incrementa los riesgos, crea conflictos innecesarios, provoca malos resultados con consecuencias legales y expectativas insatisfechas. Es una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo.

El enfoque de Proyectos
Las políticas, procedimientos y prácticas que se siguen para administrar y llevar a cabo un proyecto consituyen el enfoque del proyecto. Y hay muchos enfoques válidos y eficaces. Ningún enfoque es adecuado para todos los proyectos. El tipo de proyecto, su entorno, tamaño y nivel de complejidad son factores críticos para determinar el enfoque del proyecto adecuado.

Al mismo tiempo, hay principios básicos que subyacen a todos los métodos eficaces. Entre otros:
  1. Valores, objetivos, requisitos y roles y responsabilidades claros, aceptados por todos los interesados;
  2. Los interesados deben ser identificados y comprometidos;
  3. La comunicación debe ser sincera, clara y regular;
  4. Se deben controlar efectivamente los riesgos, conflictos, cambios y demás cuestiones;
  5. Adoptar un enfoque situacional y adeherirse un proceso para no documentar de mas o de menos.


¿Cómo se ejecutan estos principios? Esa es la pregunta que responder para elaborar un enfoque eficaz para ejecutar proyectos.

Discutir sobre si Agile es mejor que un enfoque más formal, puede ser interesante y entretenido, hace que se pierda de vista el aspecto clave. La clave es encontrar la combinación perfecta de agilidad y formalidad para satisfacer la necesidad de completar proyectos con éxito y satisfacer a las partes interesadas. La mezcla adecuada varía de una situación a otra.

Agilidad
Cada organización espera ser capaz de moverse con velocidad y gracia; ser ágil. Esa es la definición de la agilidad.


Estamos descubriendo formas mejores de desarrollar software tanto por nuestra propia experiencia como ayudando a terceros. A través de este trabajo hemos aprendido a valorar:

Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
Software funcionando sobre documentación extensiva
Colaboración con el cliente sobre negociación contractual
Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan

Esto es, aunque valoramos los elementos de la derecha, valoramos más los de la izquierda.

Formalidad
La formalidad se define como ser riguroso en adherirse en forma metódica a las normas o procedimientos establecidos. También está vinculado a una adhesión ceremoniosa a las normas o costumbres; algo que puede requerirse, pero que carece de importancia o significado real. En la Administración de proyectos, un enfoque formal es aquel que tiene un proceso establecido y que incluye documentación escrita - planes, contratos, artefactos , informes, etc. Es claro que se quieren evitar los procesos formales que carecen de significado o importancia real. Las PMOs que insisten en que en todos los proyectos se desarrollen todos los documentos identificados en la metodología está encaminandose al fracaso.

El enfoque de administración de proyectos de la Guía del PMBOK® del PMI es un ejemplo muy utilizado para ejemplificar la administeación de proyectos formal.

La Guía del PMBOK® no es obligatoria. No dice lo que el Administrador de Proyectos se debe hacer en una manera particular. De hecho, insiste en que para cada proyecto se desarrolle un plan específico que identifique cómo se gestionará y se realizará el proyecto. Lo que la guía SI dice es que hay elementos básicos comunes de Administración del proyecto (áreas de conocimiento) - Administración integrada de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos, adquisiciones e interesados. Para cada uno de estos hay un conjunto de procesos y artefactos que en conjunto describen el área de conocimiento.

Pero una visión estrecha de los procesos de la Guía del PMBOK® puede llevar a los proyectos a un mal camino, por que los procesos dictan que hay que tener un enfoque muy formal para gestionar con éxito un proyecto.

El enfoque hibrido
Un enfoque híbrido incluye todos los principios y los elementos identificados en ambos enfoques ágil y formal en su justa medida dando prioridad a los más críticos.

Los individuos necesitan procesos y herramientas. La documentación es una parte tan importante del producto como el software que se produce. El manifiesto no significa negociar el contrato distanciandose de la colaboración con los clientes. La negociación del contrato, si se hace bien, puede promover una colaboración más eficaz. Del mismo modo, el manifiesto no implica que no se debe planificar. De hecho hay que planificar con el fin de responder con eficacia a los cambios.

La Guía del PMBOK® no dicta un estricto apego a las normas . No promueve el desarrollo de la documentación que no sea útil o apropiado. Es una guía.

Tomemos por ejemplo la definición de requerimientos. ¿Cuánto y con qué nivel de detalle deben ser definidos los requerimientos? ¿en qué formato? y ¿con que medios de comunicación? Las respuestas varían de un proyecto a otro. Pretender que los requerimientos pueden ser totalmente informales y no documentados es una tontería. Este tipo de enfoque con toda probabilidad conducirá a conflictos y decepciones. Igulamente incorrecto parece el insistir en una documentación altamente formal de cada detalle en cada informe o característica del producto, con aceptaciones en múltiples niveles por parte de los interesadas en un proyecto en el que los requisitos están evolucionando constantemente.

¿Cuál es entonces el enfoque correcto? Aquel que responda a las necesidades del negocio, clientes y miembros del equipo del proyecto.

No hay una receta única, hay principios y directrices que se pueden combinar en las medidas adecuadas para crear un enfoque equilibrado que cuando se aplica se adapte a las necesidades de una situación dada. Esto se traduce en la responsabilidad de las organizaciones y los adminsitradores de proyecto para crear un enfoque híbrido, o múltiples enfoques, para satisfacer las necesidades de sus proyectos.

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