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marzo 17, 2014

¿Como expresar el grado de avance del proyecto? (Y como calcularlo como un porcentaje)

Desde el blog de Project Conections Geof Lory nos propone como expresar el avance del proyecto, tema que también se alínea con otros artículos del blog, como este y este.

Como indica Geof, una de las responsabilidades regulares del Administrador del Proyecto, es la creación de informes de estado que proporcionan los grupos de interesados una idea precisa de cómo van las cosas en el proyecto ya sea en forma semanal o mensual.

Estos informes de estado no están diseñados para ayudar directamente al equipo o al Administrador del Proyecto. Su propósito es proporcionar a los que están financiando o a los responsables de la supervisión del proyecto, una idea de cómo se está ocupando su dinero. Y si bien cada grupo de interesados parece requerir su propio formato para los mismos datos, la medida común que todos quieren para medir el progreso general es el porcentaje completado.

Si bién el porcentaje completado puede ser interesante, pero Geof no lo recomienda por muchas razones:
  • "Completo" (o "Terminado") raramente está definido a un nivel de detalle que asegure el acuerdo de todos.
  • La medición no asume ninguna expansión o contracción de la alcance original
  • El trabajo original o restante son típicamente estimaciones inexactas
  • La mayoría de la gente no piensa en términos de esfuerzo, sino en términos de fechas y trabajar con plazos
  • La mayoría de las organizaciones no registran horas de trabajo en el mismo nivel de granularidad
  • Cuando se trata de horas , la mayoría de la gente no logra agregar correctamente a 40 horas de trabajo por semana
  • La mayoría de las personas uqe trabajan en numerosos proyectos tienen continuas interrupciones, por lo que proporcionar una cantidad exacta de tiempo pasado o restante es casi imposible
  • Lo que se hace no es tan importante como lo que queda por hacer o lo que se podría hacer

Así que se tiene una definición difusa de "completo", en la que los trabajadores utilizan términos mal definidos para crear estimaciones inexactas que están mal trazadas y no cuadran. ¿Y eso se supone que debe proporcionar un poco de consuelo a los grupos de interés acerca de cómo se está ejecutando el proyecto?

Geof nos cuenta una anécdota: "Al crecer en una era en que el sistema de carreteras interestatales era nuevo y volar era prohibitivamente caro para una familia de cinco, los viajes por carretera eran el único medio de viajar en vacaciones para nuestra familia. Siendo un niño inquieto, y tal vez una vista previa de mi futura carrera como PM, siempre quise saber dónde estábamos, lo lejos que habíamos llegado, y cuánto tiempo faltaba para llegar a nuestro destino. Mi padre me entregaba un mapa (un diagrama de Gantt para el viaje) y me indicaba registrar cada marcador de kilometraje, cruce de caminos, salida o paso a fin de calcular la hora que íbamos a llegar".

"Y esto funcionaba porque el mapa (plan) era preciso, la velocidad de marcha (la capacidad y la productividad) era razonablemente consistente (con excepción de las idas al baño), y el destino (alcance) era conocido y no cambiaba. Estas son tres cosas básicas que no son ciertas en la mayoría de los proyectos. Para seguir con la analogía, sospecho que la mayoría de los proyectos tienden a ser ejecutado un poco más como la película de vacaciones de Chevy Chase. En el momento en que salió a la carretera, todos los planes y estimaciones se volvieron inútiles".

Luego Geof apunta: En la Administració de Proyectos tradicional, se utilizan métodos tradicionales para calcular el porcentaje completado:

( horas trabajadas ) / ( horas estimadas ) = % de avance, (por ejemplo 32/40 = 80 %)

Esto se hace en cada nivel de tarea y se agrega en las tareas de resumen y, finalmente, a nivel del proyecto para mostrar el porcentaje completado de un hito o del proyecto en general. Bastante sencillo, al menos para los proyectos de trabajo intensivo donde las horas y el costo están muy estrechamente emparejados.

Pero Geof recuerda que la inexactitud promedio de las tareas granulares contribuye a la inexactitud agregada para el proyecto.

El segundo enfoque es simplemente pedir a la persona que hace el trabajo que indique el porcentaje terminado, registrarlo a nivel de tarea y hacer agregados similares. El reto ahora es que la mayoría de las tareas se adhieren a la ley de Pareto, es decir, 80% del trabajo se realiza en el último 20% del tiempo. O declarado con mayor precisión , cuando se encuentra terminado el 80% todavía está pendiente el 80% restante del trabajo. Por supuesto, la matemática no funciona. Y al agregar a nivel del proyecto, probablemente este enfoque no es más exacto que el primero.

Desafortunadamente , pocas personas hacen realmente un buen trabajo de estimación precisa - inicial o remanente - incluso cuando sea un trabajo que han hecho muchas veces. Sin embargo , cuanto más cerca esté el final del proyecto, menor sera el trabajo pendiente por estimar. Así que, en teoría, a medida que avanza el proyecto, la tarea de estimación del trabajo restante debería ser mejor. Por lo tanto, si se están registrando horas contra estimaciones, Geof nos dice que prefiere no preguntar por el porcentaje completado o utilizar la estimación inicial, sino más bien tomar los datos reales e introducir las horas restantes estimados en la ecuación:

1 - ( horas restantes / ( horas dedicadas + horas restantes ) ) = % de avance

Al hacer esto en una tarea de 40 horas después de trabajar 32 horas en la tarea y con 8 horas restantes, la ecuación se ve así:

1 - ( 8 / ( 32 + 8 ) ) = 80%

Parece ser lo mismo, y lo es, siempre y cuando la estimación inicial y la estimación de horas restantes sean correctas y sin cambios. Pero rara vez lo son. Lo que es más probable es que después de trabajar 32 horas todavía queden otras 20 horas pendientes (o más, considerando la regla 80/20 mencionada anteriormente), por lo que la fórmula sería así:

1 - ( 20 / ( 32 +20 ) = 61.5%

Geof nos dice: "Realmente no sé si esto es más preciso, pero por lo menos voy a conseguir la iniciar una discusión que puede llevar a una mejor comprensión del verdadero porcentaje de avance ya que hay una gran diferencia entre el 61% y el 80%".

Geof sigue su artículo con un razonamiento sobre que tan importante es el porcentaje completado en proyectos en los que el no se puede hacer una estimación del trabajo total, como en en un proyecto Agile. Esto crea un problema con la forma de pensar de porcentaje compleatdo, que se vuelve difícil de calcular.

Geof considera que en estas situaciones, la velocidad es mucho más importante que el porcentaje completado. La velocidad es la medida de la capacidad colectiva de realizar el trabajo restante de una manera semi - predecible.

Geof cierra con este razonamiento:

"Ciertamente podría informar sobre el porcentaje completado de todas las cosas que quiero hacer, las metas y los productos en mi lista de deseos, pero lo que parece más significativo es comprobar mi velocidad. ¿Cuánto, qué tan bueno, qué tan rápido? Nunca he pensado que preguntarme qué porcentaje de mi vida he vivido. No estoy seguro de que me sentiría mejor o peor. Pero estoy trabajando duro para aumentar mi velocidad. En última instancia, creo que esto es lo que quieren nuestros patrocinadores también".

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