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septiembre 14, 2013

4 tipos de Informes de Proyectos

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Siguiendo la línea del Post anterior, ahora del blog de ProjectManger vamos a revisar 4 tipos de Informes de Proyectos.


El Administrador del Proyecto constantemente escicha una pregunta: 

¿Puedo tener ese informe antes del lunes? Tal vez lo pregunta el patrocinador del proyecto o su oficina de proyectos, o un colega. Sin importar quién pregunte, el administrador de proyectos pasa mucho tiempo recopilando informes y compartirlos con las personas adecuadas. Incluso producimos informes para nuestro propio beneficio, sólo para que sepamos cómo van las cosas.

El autor propone una guía de 4 tipos diferentes de informes que son clave para la correcta ejecución de un proyecto.

1. Informes de estado

Este es el tipo más común de informe del proyecto y uno en el que todos hemos trabajando en forma regular. Se pueden generar informes de estado semanales o mensuales - y el autor indica que en un proyecto reciente terminó produciendo informes diarios durante la fase de implementación (la misma situación me ha ocurrido con un proyecto que requería informes diarios debido a una coyuntura temporal). La frecuencia depende de dónde se encuentre en el proyecto y lo mucho que se deba reportar. Si las tareas del proyecto duran una semana, no habrá mucho progreso para informar día a día.

Como se va a invertir una buena cantidad de tiempo en la elaboración de informes de estado, vale la pena considerar formas hacerlo lo más rápido posible. Una de ellas es para automatizar tanto como sea posible. Crear una plantilla de informe de estado estándar o usarlas que provea su software de administración de proyectos, y se deben usar los datos de la herramienta de programación para registrar el progreso del proyecto.

2. Informes de Riesgo

Se recomienda informar sobre los riesgos, al menos mensualmente, y este informe normalmente es resultado de una reunión de evaluación de riesgos. Por supuesto, se puede actualizar el registro de riesgos en cualquier momento, y se debe buscar que todos los miembros del equipo del proyecto contribuya cada vez que perciba que algo se debe registrar.

El informe de riesgos debe incluir un resumen del perfil de riesgo del proyecto. Una buena opción es incluir sólo los detalles de los riesgos que tienen el potencial de crear problemas para el proyecto. Y a continuación, incluir una declaración sobre los riesgos de nivel inferior, tal vez resumiendo cómo se van a manejar.

Es posible también requerir un informe sobre todos los riesgos, independientemente de lo importante que sean.

3. Informes Ejecutivos

Los informes deben adaptarse a la gente que los van a leer. Así que el informe que se produce para la junta del proyecto tendrá un nivel de detalle diferente. Para los informes de la junta del proyecto, hay pensar a alto nivel. Reporta las cosas que son importantes para los ejecutivos, como los problemas que pueden ayudar a resolver, un resumen de la situación presupuestaria, y si el proyecto está en camino de alcanzar los hitos clave.

Hay que asegurarse de que el Informe directivo posea un formato que se pueda leer fácilmente. Por ejemplo, si los ejecutivos utilizan sus teléfonos inteligentes para revisar su correo electrónico, no se producirá el informe en la forma de una hoja de cálculo complicada que no se muestre correctamente, o incluir un montón de gráficos de gran tamaño que tardarán mucho en descargar.

4. Informes de Recursos

¿Cómo saber quién está haciendo qué y cuándo? Una opción es recorrer todo el plan del proyecto y resolver las asignaciones de recursos a mano. Eso llevaría mucho tiempo, y puede ser abrumadoramente aburrido. Se puede utilizar el software de planificación de la gestión de proyectos para que haga todas las asignaciones. La mayoría de las herramientas de software tienen la opción de crear un informe de recursos.

El informe de recursos muestra el desglose de cuales tareas fueron asignadas a los miembros del equipo del proyecto y en que momento del tiempo. También puede ser utilizado para identificar problemas de asignación - en donde un miembro del equipo se asigna a más de una tarea.

Es obvio que no se puede trabajar en dos cosas a la vez, así que si no se revisan estos problemas, el proyecto va a retrasarse. El informe de recursos evita sobreasignar recursos y reprogramar las tareas según sea necesario.

Los informes de recursos también puede ser útiles para identificar la disponibilidad de los recursos. Si se compara la disponibilidad de los recursos con la línea de tiempo del proyecto también se puede planificar de manera más eficiente. Cada que una tarea termina, queda disponible un recurso al que puede asegurarse la próxima tarea, evitando que las tareas se retrasen a la espera de la próxima persona que esté disponible.

En general, los informes de recursos son uno de los tipos de informe más útiles para el administrador del proyecto, aunque pueden ser un poco difíciles de interpretar en un principio. Realmente vale la pena invertir tiempo para conocer los informes a fin de poder realizar cambios en la programación del proyecto, según corresponda.

Los informes de proyectos son una parte necesaria de la administración de proyectos, y estos 4 tipos de informes, puede elegir el mejor informe para el trabajo y usarlos para mejorar la planificación y seguimiento del proyecto.

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