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agosto 15, 2013

5 Consejos para la controlar bien la lista de tareas

Del Boletín mensual de ProjectManager.com propongo ahora 5 Consejos para la controlar bien la lista de tareas.

Las listas de tareas son la base del plan de proyecto. Sin una buena hoja de ruta, será mucho más difícil producir el cronograma del proyecto. Después de todo, ¿cómo saber qué hacer? Todo proyecto debe comenzar con una lista de tareas completa.

Estos son 5 consejos para crear listas de tareas estelares en sus proyectos.

Tip 1: Trabajar con el equipo
El Administrador del Proyecto solo no puede crear una lista de tareas completa para el proyecto, por lo que debe contar con la ayuda de su equipo de proyecto. Se sugiere programar un tiempo para reunirse con los colegas y pensar en ideas sobre como llegar a diferentes tareas para incluir en la lista del proyecto. En esta etapa, se recomienda registrar todo, ya sea en papel o directamente en el software de gestión de proyectos. Se recomienda llegar a tanto detalle como sea posible, sin preocuparse demasiado en este momento acerca de la asignación de tareas a personas, ya que esto se puede hacer mas tarde, de nuevo con la colaboración de expertos en la materia.

Consejo 2: Estructurar la lista
Cuando se tiene una lista completa de tareas, se recomienda reflejarla en el software de administración del proyecto para que pueda empezar a trabajar con ella. Hay que agrupar tareas relacionadas y añadir algunos subtítulos para que sea más fácil navegar por la lista. Tener tareas similares agrupados de forma lógica es la siguiente etapa de la creación de un plan de proyecto integral. Todo esto da la oportunidad de asignar estructura a la lista de modo que se pueden encontrar fácilmente las tareas individuales.

Consejo 3: Priorizar tareas
Una gran lista de tareas muestra al instante las tareas más importantes. Algunas tareas tendrán una prioridad más alta que las demás. Utilice herramientas de gestión de tareas para determinar y destacar las tareas más importantes, tal vez mediante el uso de un color diferente, tal vez usando un tipo de letra negrita o agregando algunas estrellas al lado de esos elementos. Al instante se podrán ver las prioridades del día.

Consejo 4: Almacene la lista de tareas en forma centralizada.
Es muy fácil confundirse acerca de las prioridades y perder la visión completa si tiene tareas escritas en notas adhesivas, en el calendario, en el cuaderno del proyecto o en el correo electrónico. Es recomendable usar un solo mecanismo de registro, para mantener todas las tareas en orden, en una ubicación central.

Esto también es un gran consejo si se quiere compartir la lista de tareas con el resto del equipo del proyecto. Se le puede ahorrar mucho tiempo si se trabaja en una única lista. Cuando todo está en un solo lugar, todo el mundo comparte la misma visión integral del trabajo que hay que hacer.

Consejo 5: Marcar tareas como completas
El mejor aspecto de las listas de tareas es que se pueden marcar cuando se han completado. No hay nada más satisfactorio que marcar una tarea que haya terminado. Y se recomienda celebrar cada tarea completada eliminándola de la lista. Y a continuación, pasar a la siguiente tarea.

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