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febrero 11, 2013

Artículo Invitado: PMI e ISO. Un comentario de Daniel Hendling acerca del Estándar de ISO "Guía sobre administración de proyectos" desde la perspectiva del PMBok 4.

Introducción

Ya ha sido publicado el estándar ISO "Guía de administración del proyectos" en su versión final. Este artículo revisa y comenta las secciones que al autor le han parecido más pertinente destacar. 

Al igual que con cualquier estándar, la ISO 21500 busca crear fundamentos y el entendimiento básico para el trabajo en proyectos. Esto nos debería permitir trabajar juntos más eficazmente, no sólo en el equipo de proyecto sino que también entre patrocinadores y administradores de proyecto. Además el estándar debería permitir a las organizaciones desarrollar sus propios estándares de administración de proyectos.

El estándar puede comprarse en www.iso.org o en una tienda local (en línea), y cuesta alrededor de EUR 116.

El estándar contiene una lista no muy extensa de términos y definiciones, misma que debería ayudar a comprender fácilmente el documento. Se puede encontrar una lista mas grande de términos en los documentos del PMI y sus guías y estándares.



Por lo que respecta al estándar ISO, cada proyecto comienza considerando la estrategia de la organización para identificar "oportunidades". Estas oportunidades conducen a formalizar proyectos, buscando beneficios comerciales auténticos (por medio del caso de negocio) para luego materializar estos beneficios mediante la ejecución de los proyectos. Si bien esta "realización de beneficios" debe entenderse como parte permanente de las operaciones de la organización, el administrador de proyecto debería considerar este tema a lo largo del proyecto (PMBok 4.1.1.2). 

La administración  de proyectos y programas son mencionadas muy brevemente. Si usted está más interesado en estas áreas se sugiere revisar los estándares apropiados del PMI, que en general cubren:

El Estándar para la administración de programas, 2a Edición.

Este estándar ofrece una comprensión detallada de administración de programas, y promueve la comunicación y coordinación efectivas y eficientes. Repasa los grupos de procesos ya conocidos del PMBok 4: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre; así como la áreas de conocimiento de administración de la integración, alcance, tiempo, comunicación, riesgos, adquisiciones, finanzas, interesados y gobierno del proyecto.

El estándar para la Administración de portafolios, 2a edición

Mientras que los estándares para la administración de proyectos y programas buscan "hacer bien el trabajo", este otro cubre el área de "hacer el trabajo correcto" mediante la dirección de  proyectos, programas y todo el trabajo que permita conseguir los objetivos estratégicos del negocio. Aquí se definen los procesos de "Alineación" y "Monitoreo y Control", así como las áreas de conocimiento de "Gobierno" (que consiste en Identificar, Categorizar, Evaluar, Elegir, Priorizar, Balancear, Comunicar y Autorizar) y "Administración de Riesgos" (que comprende Identificar, Analizar, Responder, Monitorear y Controlar).

Como miembro PMI se puede acceder sin costo a todos los estándares provistos por este Instituto en www.pmi.org (Aqui)

La información sobre gobierno del proyecto y la estructura del mismo es similar en ambos documentos.

Reciben mención especial las competencias en administración de proyectos, divididas en aptitudes técnicas, aptitudes de comportamiento y aptitudes contextuales. Las aptitudes técnicas incluyen las habilidades y las técnicas típicas de administración del proyectos. Las aptitudes  de comportamiento cubren la forma cómo se trata con otras personas y la calidad de la colaboración. Las aptitudes de contexto revisan el entorno organizacional y externo del proyecto.

Las restricciones que necesitan ser balanceadas son “Alcance”, “Calidad”, “Cronograma“, “Recursos“ y "Costos". También se mencionan riesgo, salud y seguridad, impacto social y ecológico del proyecto (esto me gusta) y leyes.

El concepto de manejar un proyecto se separa en sus procesos elementales. Esta división es similar a la de PMBok 4: Todos los procesos están organizados en cinco “Grupos de procesos” y caen en uno de diez “Grupos objetivo” que pueden comparase con las "áreas de conocimiento" en el PMBok 4 . Cada proceso incluye una breve descripción, entradas y salidas. La forma cómo cada proceso debe ser aplicado varía y necesita adaptarse individualmente para las necesidades de cada proyecto.

Los “ Grupos de proceso ” son llamados:

  • Inicio
  • Planificación
  • Implementación
  • Control
  • Cierre
Como en el PMBok 4 , estas divisiones no deben considerarse como fases que se ejecutan en orden o que se traslapan, sino como grupos de procesos que se ejecutan a lo largo del ciclo de vida del proyecto en forma iterativa.

En general, la visión de procesos del estándar de ISO se asemeja a la del PMBok 4. Por lo que en delante se mencionarán solo las diferencias relevantes. No se consideran las diferencias solo de nombre (y donde el contenido del proceso es el mismo).

El estándar de ISO contiene una visión general similar a la del PMBok 4 en la pag. 43. 

Integración

Dentro del Proceso de Planeación, "Desarrollar los planes de proyecto" (PMBok 4- Desarrollar el Plan de Proyecto) se hace una distinción entre el "Project Management Plan" (Plan de Administración del Proyecto) y el "Project Plan" (Plan del Proyecto). El Plan de Administración del Proyecto describe como "administrar, monitorear y controlar" y contiene los planes subsidiarios apropiados. Mientras que el "Plan de Proyecto“ contiene las líneas base del proyecto.

En el proceso de Control, el "Control de Cambios" (PMBok 4- "Realizar el Control Integrado de Cambios") busca no solo controlar los cambios de Alcance (algunas personas tienden a creer que los cambios sólo se aplican al alcance) sino a todos los elementos del proyecto.

"Recolectar lecciones aprendidas" es un proceso de Cierre independiente, mientras que en el PMBok 4 esta incluido dentro de el proceso "Cierre del Proyecto o Fase". 

A pesar de ser parte del grupo de proceso "de Cierre", recolectar y documentar lecciones aprendidas en forma estructurada ocurre a todo lo largo de todo el ciclo de vida de proyecto. El proceso de cierre denominado "Cerrar el proyecto o fase" incluye también la verificación del alcance (PMBok -  Verificar Alcance).

Interesados

Lo que se incluye bajo "Administración de las Comunicaciones" en el PMBok 4, se divide en "Interesados" y "Comunicaciones" en el estándar ISO.

(Nota del Traductor. De hecho, esta división ya se presenta también en la versión 5 del PMBok).

Aquí aparecen los procesos "Identificar Interesados" (Inicio) y "Administración de Interesados" (Implementación), mientrs que desarrollar una estrategia de administración de interesados es parte de   "Administración de Interesados" (en contraste con "Identificar a los stakeholdes en el PMBok 4).

Alcance

El proceso de recolectar requerimientos (PMBok 4 - Recolectar requerimientos) es parte de la Proceso de Planeación denominado "Definición de Alcance".

El WBS no necesariamente tener un enfoque de fases; también puede estar estructurado en productos a entregarse, disciplina o posición (por ejemplo).

El proceso "Definir Actividades" que conocemos del área de conocimiento "Administración del Tiempo" en el PMBok 4, es parte del tema "Alcance" en el estándar de ISO.

El "Control de Alcance" (Grupo de Control) es idéntico al del PMBok 4 , aunque su verificación (PMBok 4 “ Verificar Alcance ”) se incluye en proceso "Cierre del proyecto o fase" (Grupo de Cierre).

Recursos

Lo que se define como "Adquirir el equipo del Proyecto" (Ejecución) en el PMBok 4, ocurre en el proceso "Establecer Equipo de Proyecto" (Inicio).

"Estimar recursos" es parte de la Administración del Tiempo en el PMBok 4 , mientras que la definición de ISO ve esto como parte de "Recursos".

Tiempo

A diferencia del PMBok 4,  "Definir Actividades" es parte de Alcance, no de Tiempo. Aparte de eso, el grupo Tiempo puede ser directamente comparado con "administración del tiempo" en PMBok 4.

Costo

Este concepto puede más o menos compararse 1:1 con el área de Conocimiento correspondiente en el PMBok 4.

Riesgo

El grupo "Riesgo" considera "Identificar riesgos" y "Evaluar Riesgos" como parte de la Planificación.

El proceso "Planear la Administración de Riesgos" del PMBok 4  se encuentra en el proceso "Desarrollar planes de proyecto" del estándar de ISO.

En el PMBok 4 los análisis cuantitativos y cualitativos de riesgos se hacen como parte del proceso de "Evaluación de Riesgos" mientras que planificar la respuesta adecuada al riesgo (PMBok 4 Planificación) esta incluido dentro del proceso "Tratamiento de riesgos" (Implementación).

Calidad

Este grupo también puede ser más o menos comparado 1:1 con el área de Conocimiento apropiada en el PMBok 4.

Adquisiciones

Si bien los nombres de los procesos no son totalmente idénticos, los procesos mencionados en el estándar de ISO son lo mismos del PMBok 4 . La única excepción es el proceso PMBok 4  "Cierre de Procura", que está incluido en el proceso de "Cierre del Proyecto o Fase" del estándar de ISO.

Comunicación

Como el estándar de ISO separa el proceso "Administración de la Comunicacionales" del PMBok 4  en Administración de comunicaciones y Administración de interesados, aquí se encuentran los procesos de "Planear comunicaciones" (Planeación), "Distribuir información" (Implementación) y "Administración de las comunicaciones" (Control).

Mientras que "Distribuir la información" principalmente busca asegurarse de que la información es distribuida, "Administrar las Comunicaciones" asegura que la calidad y la comunicación satisfagan las necesidades de todos los interesados.

El estándar de ISO contiene también una visión general gráfica de cómo se relacionan los procesos diferentes de un grupo de proceso con otro.

En resumen

Usted encontrará que el estándar de ISO 21500 en general se corresponde con el PMBok 4 . (Y mas con el PMBok 5 Nota del Traductor). Esto quiere decir:


  • Si usted se encuentra a gusto utilizando al PMBok 4, no tendrá ninguna dificultad en comprender el estándar ISO .
  • Si su compañía aplica el PMBok 4, será fácil hacer los procesos compatibles con el estándar de ISO.
  • Si usted está trabajando en los proyectos con otras compañías que aplican el estándar de ISO, estarán usando el mismo lenguaje.
Una pregunta queda pendiente: ¿Qué hay acerca del PMBok 5  contra el ISO 21500? La respuesta es fácil: Serán compatibles, del mismo modo que el PMBok 44 ya lo es. Y tal vez más.

Acerca del autor


Daniel Hendling, PMP, es Vicepresidente del Capítulo Austria del PMI, y es responsable de la administración de miembros y voluntarios. Como consultor, se interesa en el apego a estándares, comunicaciones, desarrollo sostenible y la educación de jóvenes. Además da su  apoyo proyectos e iniciativas para el bien social.

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