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mayo 30, 2011

Principales acciones y resultados esperados del Administrador de Proyectos

Desde PMHut, Michael Greer (Twitter y página personal) nos propone las 20 principales acciones y resultados esperados del Administrador de Proyectosorganizados de acuerdo a los cinco procesos esenciales en la Administración de Proyectos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento-control y cierre. 



Inicio
1. Demostrar la necesidad y viabilidad del proyecto Desarrollar un documento que confirme que existe la necesidad de los resultados del proyecto y describa, en términos generales: 

  • Los entregables 
  • Los medios para la creación de los mismos
  • Los costos de su creación y aplicación
  • Los beneficios que se obtendrán mediante su aplicación. 
2. Obtener la autorización del proyecto
  • El patrocinador debe decidir si el proyecto se ejecuta.
  • Asignar al administrador del proyecto.
  • Crear el "acta del proyecto". Este documento:

    • Reconoce formalmente el proyecto
    • Es expedido por un gerente externo al proyecto y en un nivel de la organización suficientemente alto para que él o ella que pueda resolver las necesidades del proyecto
    • Autoriza al administrador de proyecto para obtener recursos para las actividades del proyecto.
3. Obtener Autorización para la fase
  • El patrocinador debe decidir si la fase se ejecuta, autorizando al Administrador a aplicar los recursos de la organización a una fase en particular.
  • Crear un documento de aprobación de la fase. Este documento:
    • Reconoce formalmente la existencia de la fase
    • Es expedido por un gerente externo al proyecto y en un nivel de la organización suficientemente alto para que él o ella que pueda resolver las necesidades del proyecto
Planeación
4. Describir el alcance del proyecto
  • Preparar la declaración del alcance del proyecto
  • Desarrollar el Plan de gestión del Alcance
  • Elaborar la estructura de descomposición de trabajo
5. Definir y ordena las actividades del proyecto
  • Listar las actividades (lista de todas las actividades que se llevarán a cabo en el proyecto)
  • Determinar los cambios a la estructura de descomposición del trabajo (EDT)
  • Crear el diagrama de red del proyecto
    6. Estimación de la Duración de las actividades y recursos requeridos

    • Estimar la duración (tiempo necesario) para cada actividad y los supuestos relacionados con cada estimación
    • Declarar los recursos necesarios
    • Actualizar la lista de actividades
    7. Desarrollar un programa del proyecto
    • Preparar el calendario del proyecto en forma de diagramas de Gantt, diagramas de redes, diagramas de hito o tablas de texto
    • Determinar los detalles de apoyo, tales como el uso de recursos en el tiempo,  proyecciones del flujo de efectivo, orden y  calendario de entregas, etc
      8. Desarrollar la estimación de Costos
      • Estimar los costos para completar cada actividad
      • Documentar los detalles de apoyo, incluidas las hipótesis y restricciones
      • Preparar el plan de control de costos que describa cómo se manejarán las variaciones de costos.
        9. Construir un Presupuesto y Plan de Gastos
        • Establecer la línea base de costo o presupuesto por etapas para la medición / control de costos
        • Preparar un plan de gastos, indicando cuánto y en que momento se gastará en recursos 
          10. (Opcional) Crear un Plan de Calidad formal
          • Preparar un plan de control de calidad, incluidas las definiciones operacionales
          • Completar listas de verificación de calidad
            11. (Opcional) Crear un Plan de Comunicaciones
            • Preparar un plan de gestión de la comunicación, que incluya:
              • Estructura de reccolección de información
              • Estructura de distribución de información
              • Descripción de la información que debe difundirse
              • calendario que indique cuando se producirá la información.
              • Un método para actualizar el plan de comunicación
            12. Organizar y contratar el  personal
            • Asignar  roles y responsabilidades
            • Preparar el Plan de dotación de personal
            • Desarrollar el organigrama con el detalle apropiado
            • Obtener el Personal del proyecto
            • Distribuir el directorio del equipo del Proyecto
              13. (Opcional) Identificar los Riesgos y el Plan de respuesta 
              • Elaborar un documento que describa los riesgos potenciales, incluyendo sus fuentes, los síntomas y las maneras de enfrentarlos
                14. (Opcional) Planear y adquirir recursos externos
                • Desarrollar el plan de gestión de adquisiciones que describa cómo se reclutará a los contratistas 
                • Elaborar la declaración de trabajo (SOW) o declaración de requisitos (SOR) que describan el artículo (producto o servicio) que se espera adquirir
                • Preparar los Documentos requeridos para concursar la solución , tales como RFP (solicitud de propuesta), IFB (invitación para la oferta), etc
                • Establecer los criterios de evaluación, es decir, como se evaluarán las propuestas de los contratistas
                • Desarrollar el (los) contrato(s) con uno o más proveedores de bienes o servicios
                  15. Organizar el plan de proyecto
                  • Preparar un plan de proyecto integral que recabe todas las salidas de las actividades de planificación de proyectos anteriores.
                    16. Cerrar la fase de planificación del proyecto
                    • Desarrollar por escrito el plan del proyecto, y obtener la aprobación del patrocinador
                    • Obtener la autorización para arrancar el proyecto
                      17. Revisar el plan del proyecto y replanear si es necesario
                      • Asegurar que los planes detallados para ejecutar una fase en particular siguen siendo precisos y que efectivamente lograrán los resultados previstos.
                        Ejecución
                        18. Ejecutar las Actividades del Proyecto
                        • Elaborar los resultados del proyecto (entregables).
                        • Identificar las solicitudes de cambio (es decir, las ampliaciones y  reducciones al alcance del proyecto).
                        • Preparar informes periódicos sobre el progreso del proyecto.
                        • Evaluar el rendimiento del equipo se evalúa, guiando, y mejorando si es necesario.
                        • Elegir los contratistas (proveedores) , solicitar y evaluar ofertas / propuestas , y establecer contratos.
                        • Administrar los contratos para lograr los resultados deseados
                        Seguimiento y Control
                        19. Control de las Actividades del Proyecto
                        • Decidir cuando se aceptan los entregables inspeccionados
                        • Tomar acciones correctivas tales como rehacer entregables, ajustar  los procesos de trabajo, etc
                        • Actualizar el plan de proyecto y el alcance
                        • Listar las lecciones aprendidas
                        • Implementar las mejorar a la calidad
                        • Si procede, completar las listas de verificación
                          Cierre
                          20. Actividades de cierre del proyecto
                          • Documentar por escrito que el patrocinador ha aceptado formalmente el producto de esta fase o actividad.
                          • Otorgar la aceptación formal a los productos del trabajo de contratistas y actualizar los archivos administrativos de los contratistas
                          • Actualizar los registros de proyectos y prepararlos para su archivo.
                          • Preparar el plan de seguimiento a los productos de trabajo


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