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noviembre 01, 2010

Interesante idea: un correo para dar por finalizado el proyecto.

Cornelius Fichter recomienda a través de su twitter una lectura del Blog de Robert Kelly denominada “El correo de Cierre del Proyecto” (Project Closure Email)

Todo el mundo reconoce la importancia de la primera impresión... Robert pregunta: ¿se proyecta esa presencia al entrar en una habitación? ¿Qué imagen se transmite en los primeros segundos de una introducción? Pero muchas personas suelen pasar por alto algo tal vez mucho más importante. ¿Que impresión se deja al marcharse?, ¿fue la impresión que esperaba dejar?

Es frecuente recordar un proyecto por el tiempo que se excedió en el plan original o el presupuesto extra que requirió, ignorando a menudo eventos como un cambio de estrategia completa de la junta ejecutiva o del cliente.

Pero como señala Robert, el cierre del proyecto ofrece una excelente oportunidad para presentar un resumen completo, eficaz y preciso de todo el proyecto, y el propone que se haga a través de un correo. Y en adelante, este correo representará al proyecto, a la empresa que lo desarrolló, y al administrador mucho después de que se hayan ido.

¿Qué se debe incluir en este correo de cierre?

  • Asunto del correo electrónico - Cierre del Proyecto | [insertar nombre del proyecto]
  • Resumen - Una breve declaración de cuál era el objetivo del proyecto.
  • Calendario - ¿Cuál fue la fecha límite? ¿Cuál fue la fecha de terminación real?
  • Presupuesto - ¿Cuál fue el presupuesto previsto? ¿Cuál fue el gasto real?
  • Cambios - ¿Cuáles fueron los cambios que se enfrentaron? (¿Se tuvieron nuevos requerimientos?)
  • Link o ruta de acceso al archivo de los documentos del proyecto.
  • Declaración de agradecimiento.

Se debe adjuntar el documento de cierre del proyecto y asegurarse de distribuirlo a todas las personas que deban recibirlo.

¡Qué idea más interesante nos presenta Robert! Suele ocurrir que al final del proyecto todo el mundo está más preocupado por cumplir las fechas, y/o el presupuesto y fácilmente se pierden de vista todos los eventos que provocaron que el proyecto se cierre en esas condiciones.

También suele ocurrir, sobre todo en los proyectos que terminan a tiempo y en costo, que todos los participantes olviden todas las vicisitudes que se tuvieron que atravesar, y el documento de lecciones aprendidas sea solo una lista de alabanzas y un repaso de aciertos. En cambio, el correo que propone Robert le permite al Administrador dejar evidencia de todo aquello que se hizo bien, y también de todo aquello que provoco estrés durante la ejecución del proyecto.

Yo solo agregaría que lo que Robert denomina "Declaración de agradecimiento" es otra buena oportunidad para reconocer el esfuerzo de los participantes, lo que impactará en el ánimo del equipo para proyectos posteriores.

Referencias:
بن البيطار. Mail-envelope. 2007. Wikimedia, na. Wikimedia. recupeardo el 16 Oct. 2010 de http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Mail-envelope.png

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