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julio 31, 2010

Documentar el proyecto ayuda a prevenir desastres.

Pat Gray escribe en Helium un post denominado "Document your project and avoid disaster".

En él, Pat destaca la importancia que tiene documentar adecuadamente los proyectos.

El punto mas importante del artículo es la afirmación de que un buen administrador de proyecto es también un buen documentador.

A continuación, algunas otras afirmaciones interesantes:



Hay que mantener informados a todos los interesados, usando informes semanales del estado del proyecto. Este informe debe incluir los logros, problemas, discusiones importantes que se celebran fuera de las reuniones, los próximos hitos, plazos y dependencias, así como los acuerdos y compromisos de las reuniones de estado previas.

La documentación de reuniones (las agendas con las que se convocan las reuniones junto con las minutas de acuerdos) ayuda a controlar el proyecto.

Cada proyecto debe tener un plan que incluya las tareas, hitos y plazos junto con la documentación de riesgos, issues, supuestos y dependencias.

Se debe documentar la forma en que los cambios serán tratados durante el curso del proyecto ya sean cambios en el cronograma, en la funcionalidad del entregable o los criterios de aceptación.

Se deben preparar y mantener especificaciones funcionales y de diseño que definan a detalle lo que se espera de cada entregable, a fin de crear una imagen completa de lo que el cliente espera. Estos documentos deben ser lo más detallados posibles para facilitar el proceso de estimación.

Se recomienda documentar los tipos de pruebas que asegurarán que el entregable final se apega a las especificaciones, con instrucciones detalladas para que un tercero pueda determinar si el producto cumple con ellas.

Las pruebas de usuario / criterios de aceptación deben estar documentados también, estableciendo lo que el producto debe cumplir para ser aceptado por el cliente.

Sobre todo, me parecen muy importantes los tips con los que cierra el artículo:

  • Hay que recordar que quién escribe el documento controla el contenido y la prestación resultante.
  • Siempre se debe obtener las firmas de aceptación de los documentos, incluyendo memos y minutas. Un documento no vale nada si no ha sido aceptado formalmente.
  • Se recomienda tener un rol de revisor de documentación que verifique que esté completa.
  • También se recomienda revisar y comprobar la ortografía de los documentos antes de su distribución.
  • Siempre distribuir toda la información a los interesados, y no mantener copias "secretas" o distribuir copias a personas que no figuran en las listas oficiales de distribución.
  • Hay que evitar las revisiones innecesarias, dejando claro de antemano que habrá sólo tres o cuatro ciclos de revisión de sus documentos importantes - un borrador, dos copias intermedias y una versión final. Si en la tercera revisión todavía se solicitan cambios importantes, se sugiere celebrar una reunión para reenfocar el esfuerzo.
  • El plan de trabajo debe incluir el tiempo de revisión de documentos.
  • Se debe mantener una carpeta con toda la información oficial impresa a disposición de cualquiera involucrado con el proyecto.
  • La documentación debe estar completa sin dejar de ser breve y sencilla.
Nota final: La presente entrada se publica en forma simultánea en este blog y en GreatComments!!!

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