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agosto 11, 2008

La integracion del Administrador del Proyecto

¿En que momento se debe integrar al administrador a un proyecto?
Esta es una pregunta que las organizaciones deben hacerse con cierta frecuencia y cuya respuesta depende de la organizacion: de su madurez, de su capacidad para implementar proyectos, de sus procesos.
También depende de si el proyecto se va a implementar con recursos propios, a través de la contratación de terceros, etc.
Podemos asumir que todas las organizaciones tienen (lo sepan o no) procesos establecidos de pre-contratación y contratación de nuevos proyectos. Tal vez se llamen de otro modo, pero se tratan de procesos muy bien definidos:

1. Primero hay un acercamiento con el futuro cliente para conocer sus necesidades, sus requerimientos y poder preparar una oferta que le resulte atractiva.
2. Después hay proceso de negociación de costo y alcance (en algunos casos de tiempo) que culmina con el cierre de la operación y el inicio del proyecto.
El problema es que si al final de esta negociacion se involucra al administrador de proyecto, entonces este se va a encontrar con una gran cantidad de negociaciones y acuerdos pre-estalecidos que se convierten en restricciones en el desarrollo del proyecto.
La situacion debería ser fácil de identificar, imaginemos: el cliente hace solicitudes extremas (”debemos estar en produccion en dos meses”) y con tal de cerrar la venta, el vendedor accede.
Mas tarde, en el proceso de negociación de precios se acuerda una reducción de precio del 20%, la dirección de la empresa evalúa el impacto y decide que distribuír este impacto entre el margen de ganancia y los recursos para el equipo del proyecto.
Entonces se crea al equipo del proyecto y la primera persona involucrada es el administrador, que antes de iniciar se entera que arranca con una restricción de tiempo y otra de recursos humanos.
Podríamos pensar que estoy describiendo una situación típica en un proyecto, pero este es el punto que quiero recalcar: Mientras mas pronto se involucre al administrador, mayor va a ser la cantidad de decisiones en las que él pueda hacer sugerencias.
Estas sugerencias, basadas en su experiencia, pueden permitir que las decisiones satisfagan las solicitudes del cliente sin afectar mucho al proyecto. Incorporar en forma temprana al administrador de proyectos también permite empezar a aplicar técnicas de administración en esas etapas. Detección temprana de riesgos, administración del alcance y de los recursos humanos son algunas de las tareas que se verán beneficiadas con el uso de métodos y herramientas de administración de proyectos.

Nota final: Este post se ha publicado en forma simultánea en este blog y en
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